Privacyverklaring

Privacyverklaring in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 Inleiding

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze Europese privacywet verplicht ons aan te geven hoe we met persoonsgegevens omgaan. Dat moet in een op maat gesneden privacyverklaring.

In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd hoe uw gegevens bewaard en beschermd worden. Daarnaast vindt u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van die rechten.

 Om welke gegevens gaat het?

Persoonsgegevens zijn (voor)namen van personen, woon- en e-mailadressen, leeftijden en telefoonnummers. Ook foto’s, video’s en geluidsopnames waar personen herkenbaar opstaan, vallen hieronder. Deze gegevens worden door deze privacyverklaring beschermd.

 Hoe komen wij aan uw gegevens

Als u zich aanmeldt als lid, vult een zgn. Aanmeldingsformulier in, waarop diverse persoonsgegevens ingevuld moeten worden. Door deze te ondertekenen, verklaart u impliciet dat deze gegevens door de VTV gebruikt mogen worden voor de doeleinden van de vereniging, zijnde het in standhouden, beheren en exploiteren van het volkstuincomplex. 

Er zijn ook nog andere situaties, waarin gegevens door de VTV verzameld worden. Zoals bij het maken van foto’s van tuinen en het vastleggen van belangwekkende gebeurtenissen in beeld en geluid. Zolang daar geen personen op voorkomen, is er niets aan de hand. Zijn die er wel, dan dienen de AVG-regels in acht genomen te worden.

Gegevens worden ook verzameld via de website. Als u het contactformulier invult  voor een vraag of een mededeling, worden enkele persoonsgegevens van u gevraagd, bedoeld voor de verdere communicatie.

De VTV beheert een WhatsApp groep bestaande uit een aantal leden van de VTV, bedoeld voor snelle communicatie tussen de aangesloten leden. Hierdoor worden voor de deelnemende leden elkaars namen en telefoonnummers bekend. Door in te schrijven op deze groep, verklaart u geen bezwaar hiertegen te hebben.

Uw gegevens zijn en blijven van u

Het is goed dat u weet welke gegevens we hebben van u en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kunt aangeven. Wilt u weten welke persoonsgegevens wij precies van u hebben? Vraag dan gerust een overzicht bij ons op. U mag ons ook vragen om de persoonsgegevens die wij van u hebben aan te passen, te wissen, of te geven aan iemand anders.

Stuur ons dan uw verzoek naar volkstuinverenigingzuigerplas@gmail.com, dan maken wij het voor u in orde. Als u zich niet prettig voelt omtrent het gebruik van uw gegevens door VTV, neem dan gerust contact op via hetzelfde e-mailadres.

Wat mogen we wel en niet doen met uw gegevens?

Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard door de VTV, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten. Met name de secretaris houdt bij welke leden we hebben en hoe hij met hen in contact kan komen. Dit om de VTV optimaal te besturen. Daarnaast houdt de penningmeester de financiële administratie bij, waarin factuurgegevens en betalingen wezenlijke elementen zijn. De opslag van uw gegevens is voor onbepaalde tijd. Uitschrijven als lid zal pas geschieden nadat baan alle verplichtingen is voldaan. Dan zullen uw gegevens uit de actuele bestanden worden verwijderd. Oude bestanden worden nog enige jaren bewaard, maar niet langer dan voor de doelen van de vereniging nodig is. Uit oogpunt van behoud van cultuur-historisch erfgoed kan het nodig zijn gegevens over het verleden van de vereniging te behouden. 

Uw persoonsgegevens mogen niet aan derden worden verstrekt en niet worden gebruikt voor een ander doel dan de VTV betreffende. Actuele en oude ledenbestanden mogen niet worden gegeven aan andere personen of instanties. Echter er is een uitzondering. In zeer zeldzame gevallen kunnen we wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens te delen met anderen. Bijvoorbeeld met het Openbaar Ministerie, als iemand zich niet houdt aan de AVG. Het publiceren van persoonsgegevens, bijvoorbeeld via de website, een sociaal medium of een andere vormen van communicatie, is niet toegestaan.

En wat als u juist wel wil dat uw gegevens gebruikt worden?

U kunt de VTV toestemming geven voor het gebruiken van een of meer van uw gegevens. Dat zou u kunnen willen, bijvoorbeeld als u via de VTV in contact wil worden gebracht met een derde persoon. Of als u het juist leuk zou vinden als u herkenbaar op foto of video voorkomt. In die gevallen geeft u de VTV vooraf toestemming. Dat kan per incident mondeling of, als het voor langere tijd geldig is, schriftelijk.

En u vindt het vast verstandig dat we in acute noodsituaties of bij levensbedreiging gebruik maken van uw persoonsgegevens zonder toestemming vooraf. Dat bijvoorbeeld als u slachtoffer bent van een ongeluk, aanslag of brand.

 Gebruik e-mail met inachtneming van uw privacy

Als de VTV een groepsmail verzendt, adresseert het de deelnemers in de BCC (Blind Copy). Op die manier wordt voorkomen dat e-mailadressen breed verspreid worden. Het verstrekken van een emailadres aan iemand anders mag namelijk niet zonder toestemming. 
Eventuele bijlagen kunnen mogelijk ook persoonsgegevens (bijv. een adressenlijst) bevatten. Hierop wordt zorgvuldig gewaakt.

Meldt de vertrouwelijkheid van uw e-mail aan de ontvanger. Dit kan door in de handtekening van uw e-mail de volgende tekst op te nemen:
“De informatie verzonden met dit e-mail bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde(n) is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking van deze informatie aan derden is niet toegestaan.”

Wilt u meer weten over AVG

Er zijn diverse websites die nadere informatie geven over de privacybescherming, privacy verklaringen en AVG. Ga dan bijvoorbeeld naar:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

U kunt ook googelen op een of meer van de zoektermen: AVG, privacy, gegevensbescherming, e.d.